Русская Православная Церковь
ОТДЕЛ СОЦИАЛЬНОГО СЛУЖЕНИЯ
ЕКАТЕРИНБУРГСКОЙ ЕПАРХИИ
Екатеринбург, ул. Кирова, 65 soee@yandex.ru
(343) 200-07-04
Екатеринбург, ул. Кирова, 65
Подготовительная работа:
Необходимо выяснить нужды ваших подопечных и составить четкий список требуемых вещей, разделив их на понятные блоки: одежда, продукты питания, лекарства, лечение, обучение и т.д.
Все, что по списку можно собрать вещами, надо собирать именно так, а денежные пожертвования беречь для тех расходных статей, которые невозможно оплатить другим способом. Например, медицинские услуги, лекарства (их можно принимать в дар только от фармакологических компаний, в которых вы уверены), оплата работы штатных сотрудников проекта и т.п.
Проведение акции:
Вариант 1: Акция в торговой точке, которая проводится силами самой торговой точки
В качестве торговой точки могут выступать торговые центры, магазины продуктов или потребительских товаров, минимаркеты, супермаркеты, гипермаркеты, рынки и т.д. Этот вариант работает очень эффективно в случае, если руководство торговой точки проявляет явную заинтересованность в проведении акции, готовность напечатать и разместить рекламные материалы, привлечь к участию своих сотрудников. Последнее условие является ключевым для успеха мероприятия. Особенно эффективно проводить такую акцию «марафоном», например, в течение двух недель подряд.
Что потребуется от Вас:
1. Договориться с торговой точкой (сетью магазинов, супермаркетом и т.п.) о проведении акции.
Как правило, переговоры идут успешнее, если действовать через «ближний круг» - знакомых, знакомых друзей и т.п. Исследования показывают, что в благотворительной сфере люди очень доверяют рекомендациям близких людей. «Холодные» переговоры с нуля тоже могут быть успешными, но требуют гораздо больше времени и сил.
2. Помочь торговой точке с составлением объявлений и информационных листовок о проходящей акции.
Удостовериться, что в инфо материалах указана цель (кому и для чего помогаем), даты и время проведения акции, указан понятный список того, что покупатели могут купить в этом магазине, и определено место, где пожертвование можно оставить. Например, это могут быть специальные контейнеры в прикассовой зоне на выходе из торгового зала. Желательно также установить на кассах небольшие ящики для приема денежных пожертвований. Обязательно их опечатать и тщательно закрепить. Ящики должны находиться под пристальным надзором охраны магазина.
В листовках также должен присутствовать ваш логотип, название организации и контакты, чтобы формировалась узнаваемость ваших проектов, и повышалось доверие участников.
3. Договориться с руководством торговой точки о том, что все сотрудники будут проинформированы об акции и ее условиях.
При необходимости окажите содействие в составлении памятки-инструкции для сотрудников: краткое и четкое описание, кому и зачем собирается помощь, что за организация ведет проект, как будут переданы и распределены пожертвования и т.п.
Очень важно, чтобы продавцы-консультанты в торговых залах и кассиры вежливо и доброжелательно приглашали посетителей магазина участвовать в акции. В этих же целях в прикассовой зоне и на входе в торговый зал, в тех местах магазина, где присутствуют необходимые вам товары, важно разместить объявления/листовки про акцию со списком необходимых вещей.
4. Анонсировать акцию на всех доступных сайтах, в соцсетях, развесить объявления на территории храмов и дружественных организаций.
5. Подготовить склад (помещение достаточной вместимости) для хранения, сортировки и выдачи собранных товаров.
6. Организовать оперативный вывоз собранных вещей своими силами или при помощи торговой точки.
Этот формат наименее трудозатратен для вас. Если в акции будет задействована целая сеть супермаркетов (например, Магнит, Пятерочка, Мираторг и т.д.), эффективность будет намного выше.
Вариант 2: Акция в торговой точке, которая проводится вашими силами (сотрудники+добровольцы)
Такую акцию сложнее организовать и провести, но с ее помощью вы не только соберете пожертвования, но и сможете приобрести новых друзей и единомышленников, которые узнают о вашей деятельности, могут стать добровольцами, постоянными жертвователями и т.п.
Что потребуется от Вас:
1. Написать письмо-обращение в администрацию торгового центра, супермаркета или рынка с просьбой об организации акции на их территории. Наиболее эффективно акции проходят в крупных центрах и супермаркетах типа «Ашан», «Карусель», то есть в магазинах с большим ассортиментом и проходимостью. Но есть успешные примеры проведения таких акций и на продуктовых рынках. Для акции предпочтительны выходные дни, когда покупателей больше. Если вы планируете собирать не только товары, но и деньги для их последующего приобретения, нужно заранее обсудить это с администрацией торговой точки и получить с их стороны официальное разрешение.
2. Заранее разработать и напечатать листовки. Это ключевой момент акции. На листовке должно быть прописано, кто организует акцию (с контактной информацией), для кого собирается помощь, как в ней можно принять участие — с подробным списком необходимых товаров.
Важно заранее решить, готовы ли вы собирать и распределять одежду б/у и т.п., во время проведения акций люди часто предлагают использованные вещи в хорошем состоянии. Подготовьте ответ на этот вопрос (готовы принять или нет, куда можно привезти в другой день и кому отдать и т.п.), передайте эту информацию своим добровольцам и всем сотрудникам.
Обязательно укажите в листовках и объявлениях, как можно помочь позже, на случай если прямо сейчас у человека такой возможности нет – сайт, смс, реквизиты.
Листовок должно быть много! Наиболее эффективно раздавать их на входах в торговую точку и в тех зонах торговых залов и магазинов, где расположены товары из списка необходимого.
3. Заранее разместить в торговой точке объявления, что в такой-то день (дни) будет проходить акция (это могут быть большие плакаты). Если есть возможность, в день проведения акции нужно организовать радио или видео рекламу (устные объявления о проходящей акции по громкой связи торговой точки, реклама на мониторах).
4. Заранее привлечь к проведению акции добровольцев. От их количества и подготовки зависит успех акции. Чтобы найти добровольцев, нужно разместить объявления на сайтах (например, всех приходов епархии), создать объявления и группы мероприятия в социальных сетях (там же публиковать информацию о нуждах, связанных с акцией транспорт, упаковочные материалы и т.п.). Желательно объявить информацию в храмах после богослужения о самой акции и о том, что в ней можно поучаствовать в качестве добровольцев. Очень хорошими добровольцами, как правило, становятся сестры милосердия, школьники (под присмотром родителей), студенты, молодежь храма, участники театральных кружков.
5. Назначить координатора, который будет вести запись добровольцев и отвечать на их вопросы. Добровольцы обычно не могут работать целый день, лучше делить их на группы и составить подробное расписание по времени. Координатор составляет список добровольцев так, чтобы в каждый временной интервал присутствовало достаточное количество людей.
6. Заранее провести тренинг с добровольцами и/или выдать им инструкцию о том, что они должны делать и что говорить людям. Инструкцию можно выслать для ознакомления по электронной почте. Не забудьте также взять распечатанный вариант инструкции с собой на акцию. Не все смогут прочитать ее накануне, а кто-то наверняка придет и без предварительной записи.
В инструкции нужно подробно расписать детали акции: кто организатор, даты и сроки проведения, механика участия, для кого собирается помощь, как и кому помощь будет распределяться, каким еще способом можно помочь.
Волонтеры должны знать, к кому они могут обратиться в случае возникновения вопросов, на которые они не знают ответов, понимать всю механику акции, чтобы уверенно и убедительно отвечать на вопросы посетителей.
Волонтеры должны быть доброжелательны, улыбчивы, готовы преодолеть стеснительность и не бояться общаться и раздавать листовки.
Методика раздачи листовок:
<список>• Волонтеры предлагают взять листовки всем совершеннолетним посетителям торгового центра. Обращаться к посетителям нужно с улыбкой и подготовленной вступительной фразой, например, «Поучаствуйте в благотворительной акции», «Сегодня у нас проходит благотворительная акция».; • Подходить к человеку лучше немного сбоку, не в лоб - это смущает и подсознательно воспринимается как агрессия.; • Не нужно пытаться выбирать из потока «доброжелательные лица», а просто обращаться ко всем посетителям, находящимся в радиусе примерно 1.5 метров.; • НЕ нужно проявлять излишнюю настойчивость; • НЕ расстраивайтесь, если человек среагировал недоброжелательно или агрессивно (такое случается редко, но все же бывает). Подбадривайте новичков – сотрудников и добровольцев.; • НЕ нужно «лечить» и убеждать в своей правоте тех, кто начинает критиковать благотворительность, политическую ситуацию в мире и т.п. В этом случае надо вежливо попрощаться и отойти, продолжая раздавать листовки другим посетителям.; • Если вы проводите акцию в большой торговой точке, лучше прекратить раздачу листовок за час до завершения акции. Иначе покупатели могут выйти из магазина позже, чем ваш информационный стенд закончит свою работу и прием товаров.; • Для раздачи листовок выставляйте добровольцев по несколько человек. В команде им будет веселее и смелее общаться с посетителями торговой точки. Но главное чтобы между собой они не общались на отвлеченные темы.; • После окончания акции пройдите по торговой точке и соберите остатки листовок с торговых рядов, лавочек, прилавков и пустых покупательских корзин. Это оставит хорошее впечатление у администрации торговой точки.
7. В день проведения акции на выходе с рынка или торгового центра, за кассами в супермаркетах (т.е. в зоне выхода из торгового зала на хорошо видном и достаточно свободном месте) нужно установить информационный стенд.
Стенд должен включать в себя стол с информационными материалами, опечатанный ящик для денежных пожертвований (его нельзя оставлять без присмотра!), баннер/ролл-ап или просто большой плакат, привлекающий внимание посетителей, тележки (или ящики) для сбора вещей (можно попросить у супермаркета на время проведения акции), где люди могут оставлять приобретенные товары и задавать вопросы. У стенда должен присутствовать представитель организации и хорошо информированные добровольцы, которые смогут правильно объяснить, как стать добровольцем, куда и кому будет направлена помощь, кто организует мероприятие, как можно помочь после окончания акции.
Посетителям, сделавшим пожертвование (денежное или вещевое), желательно дарить какой-нибудь маленький сувенир, который будет напоминать им про вашу организацию (это может быть магнит, карманный календарь, значок и т.п.) и листовку с информацией о том, как с вами связаться и чем можно помочь в дальнейшем.
Очень желательно вести запись наиболее активных участников, готовых в дальнейшем оказывать добровольческую и денежную помощь. Обязательно сохраните их контакты (в первую очередь, адрес электронной почты), это ваша база благотворителей.
Через некоторое время после проведения акции (в ближайшие две недели) обязательно вышлите им письма с благодарностью и кратким отчетом, сколько было собрано помощи, как она была передана нуждающимся. Особенно сильное впечатление производит грамотный фотоотчет о выдаче помощи. В конце письма оставьте контакты вашей организации и информацию о том, как можно помочь прямо сейчас, например, ссылку на страницу сайта со способами пожертвования, номер и формат смс-пожертвования.
8. После проведения акции нужно вывезти все собранные вещи с территории торгового центра или рынка.
Вывозить собранное можно силами добровольцев частями в течение дня или все сразу в конце дня после завершения акции (для этого нужно предусмотреть машину большей вместимости). Если вы выбрали второй вариант и собранных мешков с вещами очень много, можно договориться с торговым центром о предоставлении помещения под складирование вещей в течение дня.
9. До проведения акции заранее нужно найти и подготовить помещение склада, где будут впоследствии храниться и сортироваться собранные товары.
10. После завершения акции обязательно нужно поблагодарить администрацию торговой точки, а также разместить на своем сайте фотоотчет и рассказ (с благодарностью торговой точке и всем, кто оказал содействие в организации и проведении, в том числе добровольцев можно перечислить по именам), сколько было собрано вещей и денег, как они будут использованы.
И еще раз, не забывайте, что на такой акции кроме денег очень эффективно можно собирать продукты, бытовую химию, лекарства, средства гигиены, игрушки, вещи и даже б/у вещи. В последнем случае стоит оповестить покупателей о сборе вещей заранее, чтобы они подготовились и разобрали шкафы. Такие акции хороши для магазинов, куда ходят люди из ближайших домов: они могут пойти домой, собрать вещи и вернуться. Акции такого типа вызывают гораздо больше доверия у потенциальных жертвователей. Если стоит человек и просит деньги, это часто вызывает сомнение. Когда они видят, что собирают вещи, продукты, средства гигиены и т.д., у людей возникает другой уровень доверия.
Консультации по проведению таких мероприятий можно получить у руководителя направления фандрайзинга Православной службы «Милосердие» Белавиной Анны 8(916)097-86-29 или 8(903)126-21-02, anna.i.belavina@gmail.com или у Метлёвой Екатерины 8(926)579-83-78, katerina.metleva@gmail.com
